3. La weekly review, le secret de l'organisation

Nous sommes au début du mois de janvier, c’est là que toutes les bonnes résolutions ont été faites, que l’on met en place nos objectifs pour l’année, etc. Et c’est très bien, c’est le meilleur moment pour le faire, il fait froid dehors vous n’avez plus d’argent pour aller au restaurant parce que vous avez tout dépensé en cadeaux de noël. Maintenant, il est temps que je casse l’ambiance et que je vous donne quelques chiffres.

Selon une étude, 80% des bonnes résolutions que nous faisons ne vont pas plus loin que le mois de février. 80% … Qu’est-ce qui fait que ce chiffre est si grand ? Mis à part que l’objectif peut avoir été mal défini.

(Par exemple faire du sport 8 fois par jour en une semaine, ou alors écrire un album par semaine pendant une année.)

Il y a un autre facteur qui rentre en jeu, c’est celui de mettre à jour ses tâches et affiner ses objectifs pour qu’ils restent pertinents.

Et c’est le sujet du jour, la weekly review, ou revue hebdomadaire, mais je préfère en anglais... Allez savoir pourquoi…

Qu'est-ce que la Weekly Review ?

C’est de prendre un moment dans la semaine, pour faire un point sur la semaine qui est passée et mettre en place la suivante. Il y aura donc différentes tâches comme contrôler son courrier, mettre à jour ses notes ainsi que sa liste de tâches, faire un point sur son calendrier…

Prenons l’exemple d’Ali Abdaal qui utilise le principe du pilote, de l’avion et l’ingénieur.

Pour qu’un avion puisse aller d’un point A à un point B, il faut 3 choses.

Premièrement un avion, qui s’occupe de suivre la route, de décoller rapidement et atterrir en sécurité.

C’est vous le 80% du temps, vous exécutez les tâches qu’il y a à faire, comme une pilote automatique. Deuxièmement, il y a le pilote, c’est vous les 10% du temps, il s’occupe de définir la trajectoire. Ce que vous faites avant de vous mettre à la tâche.

Et en dernier lieu, l'ingénieur est celui qui retient notre attention dans cette histoire de revue hebdomadaire. Il s’occupe de s’assurer que l’avion est efficient, de lui mettre de l’essence et que tout reste organisé (parce qu’il se peut que dans le stress, l’avion ou le pilote mettent un peu le désordre dans l’organisation).

Donc, quand vous avez défini vos objectifs, vos tâches quotidiennes, il va forcément avoir des ajustements à faire, des choses qui s’entassent et des projets qui ne sont plus à l’ordre du jour. C’est pourquoi votre Weekly review revêt de son importance, elle va vous permettre de faire un check-up et de faire les changements nécessaires pour que la semaine suivante soit bien préparée.

Les Éléments Clés de la Weekly Review :

Il y a 4 éléments principaux dans une revue hebdomadaire.

1. Vos mails, messages, réseaux sociaux, votre courrier

S’assurer que vous êtes à jour sur les messages que vous avez reçu. Dans un monde parfait, à la fin de votre revue, votre boîte mail est vide, vous avez répondu à tous vos messages WhatsApp, fait un tour sur vos réseaux sociaux comme Instagram, Linkedin etc. Sans oublier votre courrier, c’est le moment de classer les différentes factures à payer.

Dans mon cas, chaque jour, je fais le point là-dessus mais de façon rapide, mais pendant ma weekly review, je m’assure que j’ai vraiment tout contrôlé.

2. Votre task manager

Dans mon cas, j’utilise Things 3 (uniquement sur Apple malheureusement) et m’assure que j’ai :

• Examiné les tâches que je pourrais accomplir

• Traité mes éléments à classer

• Mis à jour tous les domaines et projets

• Choisis les tâches de la semaine

Pas de panique, l’article précédent est dédié au fonctionnement d’un task manager, donc les mots comme domaine, projets sont développés en détail !

3. Votre Calendrier

C’est le moment de contrôler les potentiels rendez-vous que vous avez ou alors bloquer du temps pour travailler sur votre projet, ou de vous rendre compte de l’anniversaire de votre petite-cousine le samedi (et d’ajouter une nouvelle tâche type cadeau dans votre task manager).

4. Les choses qui s’entassent

C’est passer en revenue les différents endroits qui se remplissent petit à petit durant la semaine. Pour vous donner un exemple, chez moi ça va être mon dossier “téléchargement” et mes notes. Je fais de l’ordre et je m’assure que j’ai tout classé.

Bonus

Il y a un autre point important qui fait aussi partie des éléments que je revois chaque semaine, mais que je n’aime pas faire pendant ma weekly review sinon elle deviendrait trop longue. Il s’agit de tout ce qui est financier. Je préfère allouer 15min un jour de la semaine pour noter mes dépenses et payer mes factures. Mais c’est quelque chose que vous pouvez intégrer aussi dans votre weekly review si vous préférez.

Les Avantages de la Weekly Review :

Il y a plusieurs avantages à faire une revue hebdomadaire, la première est la réduction du stress.

Si par exemple, vous avez oublié de répondre à un mail, vous savez que de toute façon à la fin de la semaine vous allez faire le point. Si vous voyez des fichiers qui traînent sur votre bureau, ce n’est pas grave, ça va de toute façon être pris en charge à la fin de la semaine.

Un autre avantage est celui de la clarté mentale qu’elle provoque. Vous savez que le dimanche (si vous le faites le dimanche), votre semaine est prête et vous avez l’esprit libre.

Comment Réaliser une Weekly Review Efficace ?

Dans mon cas, j’ai un projet récurrent dans mon task manager qui tous les dimanches apparaît avec les différentes choses à faire.

• Traiter mon courrier physique

• Traiter ma boîte mail

• Faire un tour des tâches que je pourrais accomplir

• Traiter mon Things "à classer"

• Mettre à jour tous les domaines et projets

• Choisir les tâches de la semaine

• Voir ce qui est prévu cette semaine dans Things et le calendrier

• Programmer des tâches et/ou des projets avec des échéances imminentes, si nécessaire

• Contrôler mes notes

• Contrôler mon dossier téléchargement

• Mettre à jour ma liste de lecture (je note les livres que je lis, ouais, je sais, je vais peut-être trop loin)

Elle me prend 15min à faire. C’est sûr que la première fois que j’ai trié mes notes, il m’a fallu plus de temps, pareil pour mon dossier de téléchargement qui était dans un état pitoyable. Mais après l’avoir fait, vous verrez que ça devient très rapide.

Il y a 3 moments qui fonctionnent pour la faire, c’est soit le week-end, ou alors le lundi matin (mais j’aime bien l’idée de commencer le lundi déjà prêt) ou le vendredi en fin de journée, ce qui vous permet d’avoir la tête vide pour le week-end. À vous d’essayer et d’ajuster avec le temps. Rien n’empêche de la faire en 2 fois par exemple.

Conclusion

Voilà le travail de l’ingénieur dans un avion, s’assurer qu’il puisse toujours voler de la façon la plus optimale. Dans mon cas, c’est la chose la plus importante de la semaine et c’est aussi la chose qui fait que je peux utiliser une liste de tâche et un agenda. Avant ça, j’avais l’impression que c’était que des nids à bordel, ou les choses s’entassent avec le temps et finalement je me retrouve à restocker des informations dans ma tête au lieu d’utiliser mon agenda ou mon task manager.

Et comme je le dis souvent, votre cerveau n’est pas fait pour stocker mais pour créer.

N’hésitez pas à partager cet article s’il vous a plu, à mettre un commentaire si vous avez des questions ou des compléments qui pourraient être utiles !